第一章 总则

为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合公司实际情况，制定本制度。

第二章 会计档案管理部门

1.学院财务处负责会计档案工作的指导、监督和检查，会计档案的具体管理工作由财务处指定专人负责保管，出纳人员不得兼管会计档案。

2.财务处必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

第三章 会计档案归档的范围

1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表等。年度终了都必须按照规定归档。

2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿等。

3.财务报告。包括主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书,年度财务预算报表，年度财务决算报表及各类内部管理报表,上级主管部门对报告的批复及审计报告。

4.其他会计资料包括银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案鉴定意见书等与财务紧密相关的，由财务部门负责办理的有参考保存价值的数据资料。

第四章 会计档案的整理

（一）会计凭证

1.基本要求

会计凭证一般每月装订一次，当月的会计凭证应在次月十五个工作日之前装订完毕；装订好的会计凭证按年分月妥善保管归档。

2.准备工作

（1）分类整理，按序排列，检查日期、编号是否齐全。

（2）按凭证适当厚度确定装订成册的本数。

（3）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅和保持信息完整。

（4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。

（5）检查记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的名字（印章）是否齐全。

3.会计凭证装订

（1）会计凭证原则上应连同所附的原始凭证一起定期装订成册，防止散失，若原始凭证附件数量较多，可单独装订成册。

（2）凭证外面要加封面和封底，封面纸用牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证。

（3）装订凭证厚度一般不超过3厘米，保证装订牢固，美观大方。

（4）装订的会计凭证应保证平整美观，对中间厚周边薄的会计凭证应在装订线处加厚纸条。

（5）会计凭证封面正面应包含公司名称、凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章，侧面标明凭证时间（年月）、种类、起止号码，共册数、第几册。

4.会计凭证入档

会计凭证装订成册后，应按编号顺序入柜，并将封面侧面显露，以便调阅。

（二）会计账簿

1.基本要求

办理完年度结账后，各种会计账簿都需在年度结束后45个工作日内打印装订保存，并由记账人员、财务主管及财务负责人签字或签章，且需妥善保管，按年归档。

2.会计账簿装订

（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其他内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。

（三）会计报表

会计报表编制完成并按时报送后，从记账系统导出打印的留存报表均应于次月15日之前打印并经相关人员（编制人、财务主管、财务负责人等）签字或签章后装订成册，年度结束统一归档保管。

（四）其他会计资料

根据谨慎性原则，需单独存放的发票及与财务工作相关的其他资料也必须妥善保管，参照上述标准进行装订、编号、立档、保存。

第五章 会计档案的归档保管

1.当年的会计档案在会计年度终了后，存入档案并由专人保管。

2.会计档案由财务部门保管，因工作需要，需移交给档案管理部门的，由档案管理部门保管。会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册（见附件3），会计档案移交清册一式三份，交接双方各持一份，单位存档一份。移交的会计档案为纸质会计档案的，应当保持原卷的封装，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收；移交的会计档案为电子会计档案的，应当将电子会计档案及其原数据一并移交；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。办理交接手续时，由财务部门负责人监督交接过程。

第六章 会计档案的借阅使用

1.会计档案借阅须提交OA线上流程，如需借阅存放于档案管理部门的会计档案，借阅流程遵循OA流程中心模块中档案类档案借阅审签流程；如需借阅存放于财务部门的会计档案，借阅流程遵循OA流程中心模块中财务类“会计档案借阅审签流程”。

2.财务部门应制作《会计档案保管清册》（见附件1）和《会计档案借阅登记表》（见附件4）

3.凡需借会计档案人员，须经财务负责人和单位领导批准后，方可办理调阅手续。

4.借阅会计档案人员，严禁篡改和损坏会计档案，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准。

5.需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

6.内部监督部门因业务需要借阅财务资料的，需出具书面证明材料，在财务部门做好登记后方可借出。

第七章 会计档案保管期限

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，原则上应按照所列期限执行，具体保管年限见下表：

第八章 会计档案的销毁

1.会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门或财务部门提出销毁，共同鉴定后形成会计档案鉴定意见书，经鉴定确无保存价值的会计档案，编制《会计档案销毁清册》（见附件5），报经部门经理和分管校长、校长批准后方可销毁，不允许藏匿或故意销毁依法应保存的会计档案。经鉴定仍需继续保存的，应重新划定保管期限。

2.有未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。已经开具的发票存根联、发票登记簿、各种税收票证、账簿，保存期满报经税务机关或财政部门批准查验后销毁。

3.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，共同在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。

第九章 附则

1、本办法由林州建筑职业技术学院财务处负责解释、修订。

2、本办法自发布之日起执行。

3、附表